Si les moyens financiers et matériels sont importants pour les entreprises, les ressources humaines sont également incontournables. Elles permettent de faire tourner l’entreprise à différents niveaux (opérationnel, décisionnel, etc.). Une bonne gestion des Ressources Humaines est nécessaire pour maximiser la production de l’entreprise. Les missions RH sont nombreuses, mais pour certaines (les plus importantes), il existe des outils en ligne qui facilitent la gestion RH. C’est pour répondre aux besoins des responsables RH en entreprises que les SIRH ont donc été développées.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
SIRH est un sigle désignant un Système d’Information des Ressources Humaines. Il s’agit d’un outil numérique qui permet de gérer les ressources humaines en centralisant les informations relatives à tous les membres du personnel. Cet outil a pour objectif, d’optimiser les missions RH. Le SIRH est également destiné à unifier les procédures entre les différents secteurs de l’entreprise.
Les responsables RH sont souvent confrontés à certains problèmes. Les données de chaque membre de l’entreprise ne doivent pas fuiter. La protection des données est également le premier risque lié à la digitalisation des Ressources Humaines. Les SIRH sont donc immédiatement pointés du doigt. Si les Systèmes d’Information des Ressources Humaines sont très convoités aujourd’hui, peuvent-ils réellement garantir la sécurité des données du personnel ?
Il existe un certain nombre de processus utiles :
- La gestion administrative et de la paie
- La gestion du temps et des congés
- La gestion du recrutement
- La gestion de la formation et des compétences
Vous pouvez utiliser différents SIRH, ou même Excel pour ces différentes fonctions. Pour cela vous devez réaliser un benchmark sur chacun des processus afin de voir quelle solution vous convient le mieux.
Un SIRH pour une petite entreprise ?
Si l’utilité d’un Système d’Information des Ressources Humaines paraît évidente pour les grandes entreprises, ce n’est pas forcément le cas avec les petites. Les petites entreprises ont moins de collaborateurs internes. La gestion du recrutement, des paies, des formations, n’est pas trop complexe dans les petites entreprises. Il est tout à fait possible de le faire de façon classique. Par contre, si l’entreprise a un projet d’expansion, l’utilisation d’un SIRH est recommandée. Néanmoins, un SIRH peut convenir même aux petites entreprises sans grande ambition.
Le résultat d’un benchmark pour votre SIRH differa d’une entreprise à l’autre, un benchmark pour une grande entreprise internationale et une petite entreprise locale n’aboutira pas du tout au même résultat.
La protection des informations : enjeu majeur des SIRH
Un SIRH est avant tout, un outil qui permet de faciliter les processus RH en entreprise. Avec ce type d’outil, plusieurs données sont traitées. L’ensemble de ces informations traitées est nommément appelé le « Core RH ». Le Core RH centralise donc toutes les données des collaborateurs sur un unique support afin de faciliter l’envoi des informations.
Dans le Core RH, on peut ainsi retrouver les contrats, les CV, les fiches de paie, les tests et évaluations, etc. Toutes ces informations sont sensibles et ne doivent pas être connues par les autres collaborateurs de l’entreprise ou par les personnes extérieures à l’entreprise. En tant qu’outils en ligne, les SIRH sont susceptibles d’être piratés. Conscients de cette vulnérabilité, des mesures sont prises par les développeurs pour protéger les données et éviter les intrusions étrangères.
Les tâches élémentaires d’un SIRH et rôle de la donnée
Les Systèmes d’Information des Ressources Humaines sont réputés pour automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Ils interviennent également sur certaines fonctions RH notamment : le recrutement, la gestion de la paie, les formations en ligne et évidemment, le suivi de carrières. L’information et la donnée sont indispensables pour construire l’identité des collaborateurs et les processus uniformisés. C’est autour de ces éléments que gravitent toutes les fonctions RH que les SIRH automatisent.
Tous les Systèmes d’Information des Ressources Humaines rendent facile la collecte de ces données. Ainsi, il est plus aisé de gérer les recrutements et les autres processus inhérents aux ressources humaines.
Comme on le voit, même s’il est possible d’utiliser certaines tâches sur Excel, c’est vraiment peu pratique pour le suivi.
Obligation légale quand on utilise un SIRH
Comme vous le savez désormais, les Systèmes d’Information des Ressources Humaines collectent des informations personnelles. Il est donc évident que les SIRH soient soumis à un règlement qui protège les travailleurs des entreprises. L’obligation du RGPD (Règlement de Protection des Données) est nécessaire pour sécuriser les informations personnelles et sensibles recueillies.
Pour garantir une sécurité optimale des données, vous devez opter pour un SIRH dont les mises à jour se font automatiquement et dont la conformité vis-à-vis des obligations légales est sans faille. Tout SIRH qui ne respecte pas le RGPD ou qui n’en est pas soumis n’est certainement pas fiable.
Comment réaliser un benchmark des SIRH ?
Le benchmark d’un SIRH se réalise un peu comme tous les systèmes d’information, et notamment les SI Financiers, qui sont souvent si connectés avec les systèmes d’information des ressources humaines.
Il faut d’abord imaginer les fonctionnalités que vous désirez, puis identifier quelles fonctionnalités sont disponibles sur le marché et quels sont les différents éditeurs. Cependant, lorsque vous faites ce benchmark, il est important de ne pas rester bloquer sur cette première liste. Les interactions avec les éditeurs vont vous aider à revoir votre besoin.